Vu les exigences croissantes relativement aux aspects financiers de la recherche et des soins, il devient impératif, avant d’accepter de participer à un essai ou avant d’en promouvoir, de prévoir les besoins en personnels et les flux financiers qui en découlent. Les grilles d’évaluation proposées pour les PHRC par exemple ne sont pas suffisantes, en particulier pour évaluer dans le temps les besoins en ressources humaines (RH).

Depuis plus de 20ans au Centre Jean-Perrin, un logiciel fonctionnant sous Windows avec une BdD Access permet de centraliser les essais cliniques, de comptabiliser les inclusions et d’évaluer les coûts associés. Une dernière extension de ce logiciel propose aujourd’hui de gérer rétrospectivement et prospectivement les besoins en personnels et de gérer les flux financiers (ex. déclencher les facturations auprès des industries pharmaceutiques). Pour ce faire, différents éléments, principalement fournis par les conventions, sont saisis :

– coûts fixes : principalement le temps passé pour le démarrage de l’essai ;

– coûts variables, c’est-à-dire proportionnels au nombre d’inclusions : besoins en RH selon la fonction (médecin, ARC, chef de projet, infirmière…) ;

– montant des compensations financières prévues : globalement et par patient inclus/screené ;

Ces informations peuvent être associées à des délais et des retards, ce qui permet de les étaler dans le temps. Le logiciel réalise ensuite les calculs sur un ou plusieurs essais et pour l’intervalle de temps demandé.

La centralisation de ces informations fournit des tableaux de bord avec les besoins mensuels en RH, avec les surcoûts engendrés par la recherche clinique et enfin les flux financiers comprenant les facturations à déclencher et l’encaissement des factures émises. Ces informations sont exportables sous forme de tableaux EXCEL et peuvent ensuite être transmises aux services comptables ou aux organismes de tutelle. Les résultats de l’année 2014 montrent une bonne adéquation entre prédiction et réalisation.

La précision des prévisions dépend évidemment de la « finesse » des informations entrées. Plusieurs données influent de manière majeure sur les résultats produits :

– la justesse du nombre prévu d’inclusions par essai ;

– une déclaration détaillée dans le protocole et la convention des actes à réaliser en plus ;

– la durée des suivis ;

– et enfin la quantité d’information à entrer dans les CRF.

Pour la facturation, si les sorties d’essai sont gérées, il s’est avéré parfois difficile de dénombrer les actes effectivement réalisés pour les protocoles palliatifs où les traitements n’ont pas une durée fixe mais durent jusqu’à progression. L’entrée des informations comptables et temporelles requiert une certaine expertise et nécessite un temps non négligeable. Ce logiciel permet aussi d’affecter les surcoûts de la recherche clinique aux différents services produisant des actes (pharmacie, imagerie, laboratoires, unités de soin…). Ce logiciel peut être fourni en l’état ou bien servir de base à de nouveaux développements.