Afin de valider notre stratégie d’amélioration continue et chercher d’éventuelles nouvelles pistes pour une performance accrue, nous avons audité l’ensemble des processus du service en utilisant les principes du lean management.

L’application de la méthodologie Lean-6-sigma (Gemba Walk, Value Stream Mapping, diagramme spaghetti, atelier Kaizen et matrice de priorisation) a permis d’analyser les processus des secteurs conventionnels et moléculaires, de définir les goulets d’étranglement, d’évaluer les actions sans valeur ajoutée et de proposer des solutions.

L’audit a identifié les principaux goulets d’étranglement qui intéressaient les secteurs pré-analytique (enregistrement), analytique (cytologie, immunohistochimie, séquençage, pathologistes) et post-analytique (absence de secrétaire et diffusion du courrier). Il a souligné une marche en avant insuffisante, l’impact important de l’augmentation de la charge de travail (8 %/an) sur la réception et la microscopie malgré l’externalisation et une maquette de postes techniques souvent critique qui ne permettait pas de réaliser des taches sans valeur ajoutée (qualité, validation de méthodes, protocoles) et parfois quotidiennes (coupes, immunohistochimie). Au terme des 72 tâches du plan d’action pour gérer la surproduction, l’amélioration des conditions de travail et le développement de nouvelles activités, les délais de réponse sont partiellement maîtrisés et notre démarche d’automatisation bien avancée.

L’audit a validé notre stratégie d’amélioration et mieux standardisé nos conditions de travail. Même s’il n’a permis qu’une maîtrise partielle des délais de réponse, il a initié une dynamique médicale et technique positive vertueuse pour continuer à avancer vers les prochaines étapes de notre réorganisation (automatisation, agrandissement du service).

In order to validate our strategy of continuous improvement and to identify new ways to increase performance, an evaluation of all the procedures was conducted in our department using the principles of lean management.

Lean-6-sigma methodology (Gemba Walk, Value Stream Mapping, spaghetti diagram, Kaizen workshop and priorization matrix) was used to analyze the procedures of the conventional and molecular sectors, and to identify bottlenecks, actions without added value and solutions.

The audit identified bottlenecks in pre-analytical (registration), analytical (cytology, immunohistochemistry, sequencing, pathologists) and post-analytical processes (absence of secretaries, delivery of reports by mail). It underlined a suboptimal flow of people and materials, the heavy impact of an increasing work load (8%/year) in reception and microscopy even though we had outsourced, and an often critical work place schedule for technicians which prevent them from achieving tasks without added value (quality control, validation of methods and protocols) or even daily tasks (cutting, immunohistochemistry). After completing the 72 actions aimed at managing overproduction, improving working conditions and developing new activities, turn-around time was partially under control and the automation process was well advanced.

The audit validated our strategy of continuous improvement and advanced the standardization of our working conditions. Even if the turn-around time for reports was shortened, the audit initiated a positive medical and technical dynamic that should help us to implement the next steps of our reorganization (automation and extension of the department).