Les tensions d’approvisionnements sont devenues le quotidien d’un pharmacien hospitalier avec une activité chronophage. Une procédure a été mise en place afin que l’information soit captée, vérifiée, analysée et transmise à tous les professionnels de santé.

Une étude rétrospective sur 95 semaines a permis d’analyser les ruptures qu’a connues notre hôpital, notamment sur leur nombre, durée, classe anatomique, thérapeutique, chimique (ATC), fiabilité de l’information, médicament princeps ou générique, à réserve hospitalière (RH) ou non, et la substitution envisagée.

Deux cents spécialités se sont retrouvées en ruptures dont 46 en RH, 72 % étaient des princeps avec une durée médiane de 7 semaines. Sur les 226 ruptures recensées, 43 % sont annoncées avec une date de retour à la normale. La fiabilité de ces informations était conforme à 55 %. La substitution représente 49 % des solutions et 23 % pour l’achat pour compte. Le temps consacré à la gestion des ruptures est estimé à 12–20h par semaine.

En créant un arbre décisionnel selon le niveau de complexité des ruptures, la cellule approvisionnement a pu homogénéiser leur traitement et ainsi apporter des réponses rapides et adaptées. La communication à tous les professionnels de santé d’un bulletin d’information hebdomadaire est l’étape finale du processus. Le groupement d’achat et le DP-Ruptures (dossier pharmaceutique) sont des éléments importants quant au relais de l’information et à leur fiabilité.

Supply disruption has become part of the daily tasks of any hospital pharmacist. A procedure has been established to collect information, then verify, analyze and transfer it to every health professional.

A retrospective study on shortages was conducted at a university hospital in France, over a period of 95 weeks. The objective was to identify their numbers, duration, ATC ranking, the reliability of the information, original drug or generic, hospital used (HU) or not, and the substitution considered.

Two hundred medicines were in shortage of which 46 in HU; 72% were original drugs and the median timing was 7 weeks. Of the 226 strokes counted, 43% were announced with a normal return date. The reliability of this information stayed at 55%. Substitution represented 49% of these solutions and 23% purchases with another supplier. Time dedicated to matters arising from these shortages is estimated at 12–20h per week.

By creating a decision tree according to the level of complexity of the shortages, the supply cell was able to homogenize their treatment and thus provide quick and adapted responses. The circulation of a weekly memo with information concerning these shortages is important for every health professional to stay informed. Important elements concerning the relay of information and their reliability are the purchasing group and the DP-ruptures (Pharmaceutical File) of the French pharmacist order.